Существует старый термин "Завершенная Работа Персонала", который мы будем отныне использовать, чтобы уменьшить количество ИСР и увеличить скорость действий.

Термин "Завершенная Работа Персонала" означает подборку информации по любой сложившейся ситуации, плану или критическому положению, представленную мне, достаточно полную, чтобы от меня требовалось только подписи «Утверждаю» или «Не утверждаю».

Вот что замедляет процесс утверждения и само действие и порождает искусственно созданную работу: кто-нибудь посылает мне слишком маленькую часть информации и требует решения. Поскольку требуется больше информации, чем предоставлено, то мне приходится надевать Шляпу этого сотрудника и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и линии. Затем я должен выдумать какое-то решение и назначить действия, которые нужно предпринять. Это замедляет любые действия, заставляет использовать мои линии, и без того загруженные, для сбора информации и вызывает ощущение критического положения. Мой лоток «отложенные» переполняется, и возникает замешательство. Это можно назвать "Незавершенная Работа Персонала". Она не завершена, потому что мне приходится ее заканчивать:

1. Собирая данные, необходимые для принятия решения;

2. Выдумывая решение, которое опирается только на письменные данные;

3. Выпуская приказы, вместо того, чтобы утверждать их.

Если вы рассержены на своего начальника, то всегда можете погубить его с помощью "Незавершенной Работы Персонала". Вы направляете ему часть вызывающих тревогу данных, не давая полной картины. Это заставляет его проделать всю работу по сбору информации. Вы не рекомендуете ему никакого решения. Это вынуждает его прийти к решению, анализируя данные на расстоянии; такие решения часто неправильны, поскольку принимаются при отсутствии полных данных. Затем вы заставляете его выпускать необоснованные и волевые приказы, которые могут вызвать разрыв АРО с какой-то областью и нанести ущерб его репутации. Вот как можно расправиться даже с начальником. И даже если у вас нет намерения причинить ему вред, вы причиняете ему вред, посылая начальнику "Незавершенную Работу Персонала" – посылая послания по и без того перегруженным линиям, заставляя его строить догадки об этой ситуации, заставляя его придумывать решения, которые могут оказаться оторванными от реальности, и ставя его в положение деспотичного тирана.

Теперь, рассмотрев отрицательный вариант, давайте рассмотрим положительный.

"Завершенная Работа Персонала" – это такое составное послание или пакет, который:

1. Формулирует ситуацию;

2. Предоставляет все данные, необходимые для ее разрешения;

3. Рекомендует решение;

4. Содержит строчку для моей подписи, чтобы я мог одобрить или не одобрить его.

Если требуется моя подпись на документах и письмах как часть моих действий, то эти документы и письма должны быть включены в пакет готовыми к подписи. И все места, где должна быть подпись, нужно пометить карандашом, а в пункте, содержащем предложенные решения, следует указать, что требуются подписи.

ПРИМЕР НЕПРАВИЛЬНОГО ИСПОЛНЕНИЯ: В послании из Канады говорится: «Центральная Организация здесь много тратит». Смотрите, что мне приходится теперь делать. Я должен выяснить, что значит "много", кто это делает; если это опасно, придумать способ урезать траты и выпустить приказы по этому поводу. Ничто из этого не входит в мою Шляпу. Меня принуждают носить Шляпу того, кто послал информацию.

ПРИМЕР ПРАВИЛЬНОГО ИСПОЛНЕНИЯ: Я получаю пакет (телеграмма не годится, она задерживает урегулирование ситуации, поскольку понадобится много дополнительных телеграмм). К пакету приложено послание, в котором говорится:

«145 КА*145 КА: 145-е по счету послание от канадского офиса. Данная система нумерации описана в томе 1 КРО. [Прим.перев.] Центральная Организация здесь стремительно приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются. Рекомендую: перевести Начальника отдела Материалов на должность Начальника отдела заочных курсов, которая сейчас свободна, и назначить Джулиса Бентли на должность Нач отдела Материалов с окладом 25 единиц; Секр Ассоц объявить выговор за плохое управление финансами и приказать составлять бюджет расходов организации; проводить в жизнь систему разрешений на приобретение; если сотрудник заказывает что-нибудь без разрешения, следует удержать стоимость этого товара из его зарплаты; с Нач отдела Продвижения и Регистрации провести занятия по написанию писем.

Утверждаю_________________ Не утверждаю____________________

Подпись: Джейн, Секр. ОХС Канады».

Приложены копии докладов рекомендательного комитета, свидетельствующие о неплатежеспособности, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список элементарных вещей закупленных за последнее время по высокой цене.

Все, что я затем делаю, – это нахожу строчку для утверждения и подписываю. Мой Коммуникатор посылает телеграмму: «145 КА2 Утверждено Всего наилучшего - Рон». Весь пакет высылается авиапочтой обратно. Но если дело срочное, то в своем послании вы должны попросить, чтобы ответили телеграфом.

Получив телеграмму, Секр ОХС Канады выпускает местные Секр ИД и предпринимает другие необходимые действия.

Акция оказалась возможной потому, что данные, решения и приказы были объединены в "Завершенную Работу Персонала".

Если вы хотите сохранить свой пост или проект, то не заставляйте меня собирать за вас данные, выдумывать решение, которое вы, как более знакомый с обстановкой, должны найти, и не ставьте меня в положение, когда я выпускаю нереальные приказы, которые вы же потом не сможете выполнить.

Мы – большая команда, и команда хорошая. Я знаю, что все ошибки в прошлом случались потому, что вы не знали точно, чего я хотел.

"Завершенная Работа Персонала" – это то, чего я хочу. При этом ваша Шляпа остается у вас, вы сможете сделать больше, чтобы помочь, и наши линии смогут остаться более свободными и быстрыми.

В прошлом были хорошие тому примеры. Расширим применение этого опыта.

Если вы увидите резолюцию ЗРПП на послании, то это будет означать: «Завершите Работу Персонала, Пожалуйста».