«ПРЕДМЕТЫ ПЕРВОЙ НЕОБХОДИМОСТИ» – это то, что требуется для получения продуктов и ценных конечных продуктов. (См. ИП ОХС от 13 февраля 1971, серия «Финансы» 2, «Советы по финансовому планированию»).

Обязанность секретаря отделения – следить за тем, чтобы все предметы первой необходимости, требующиеся его отделению, были внесены в финансовое планирование. Кроме того, он обязан следить за тем, чтобы одобренные предметы первой необходимости были приобретены отделением 3 и доставлены в хорошем состоянии.

Обязанность секретаря бухгалтерии – обеспечивать предметами первой необходимости всю организацию.

Очень часто в ходе расследования выяснялось, что причины неприятностей, связанных с ФП, заключались в следующем:

1. ЗП на этот предмет первой необходимости вообще не предоставлялся на рассмотрение комитета ФП.
2. ЗРС на этот предмет первой необходимости была возвращена на доработку и не была вновь представлена на рассмотрение комитета ФП.
3. Орган финансового планирования отказал в этом предмете первой необходимости, но никакого прошения в связи с этим не было подано – ни органу финансового планирования, ни банковскому администратору Флага.
4. Банковский администратор Флага видел, что месяцы назад приобретение этого предмета первой необходимости было благополучно одобрено на ФП, но потом этот предмет так и не купили или же деньги были потрачены как-то иначе (незаконно).

С этого момента, чтобы банковский администратор Флага мог обеспечивать следование указанной выше оргполитике, устанавливается линия подачи прошения банковскому администратору Флага.

Линия подачи прошения идёт напрямую к банковскому администратору Флага. И ею может воспользоваться любой штатный сотрудник.

Она предназначена для рассмотрения вопросов, касающихся использования ассигнований, выделенных организации, но не вопросов, связанных с суммой этих ассигнований.

Эту линию используют каждый раз, когда средства для приобретения чрезвычайно важного предмета первой необходимости не были одобрены на ФП.

Эту линию используют, когда одобренные на ФП средства для приобретения предмета первой необходимости застряли на линиях закупок.

Эту линию можно использовать каждый раз, когда по обычным линиям не удалось устранить неоптимальную ситуацию, связанную с одобрением средств для приобретения предметов первой необходимости или непосредственно с их приобретением.

Любой штатный сотрудник может обратиться с прошением к континентальному банковскому администратору Флага или даже к Международному банковскому администратору Флага, если штатный сотрудник не удовлетворён решением, принятым в его организации, однако в таких случаях штатный сотрудник должен приложить к своему прошению результаты подачи прошения к банковскому администратору Флага своей организации.

Любой доклад о подобных ситуациях, полученный континентальной организацией или Флагом, будет считаться ложным, если перед этим человек, пославший его, не обратился к банковскому администратору Флага своей организации.

Если в прошении говорится о проволочках, связанных с введением в действие приказа или публикации, выпущенных Флагом или какой-либо вышестоящей организацией, копия прошения должна быть направлена непосредственно континентальному представителю Флага.

Вот обычные действия банковского администратора Флага:

1. Незамедлительно и окончательно СПРАВИТЬСЯ с этой ситуацией, написать об этом доклад континентальному банковскому администратору Флага и послать копии доклада для ознакомления в файлы данных Флага и FOLO (в файлы этой организации).
2. Провести проверку по ИП ОХС или другим публикациям, описывающим данную ситуацию, всем, кто причастен к ней.
3. Потребовать от начальника отдела инспекций и докладов провести расследование этой ситуации, чтобы выяснить, кто является её источником, и, кроме того, уладить любую обнаруженную неэтичность; если это не будет сделано, банковский администратор Флага должен будет сам провести расследование и справиться с ситуацией ОКОНЧАТЕЛЬНО. О результатах любого подобного расследования необходимо написать отчёт администратору по финансовой этике Международного финансового офиса и, кроме того, направить копии ответственным за программы на Флаге и в FOLO.

Статистика банковского администратора Флага – это соотношение «АССИГНОВАНИЯ – ПРОИЗВОДСТВО» в организации.

Если благодаря ассигнованиям, которые выделяет банковский администратор Флага, идёт производство ЦКП, то он вправе ожидать, что его статистика, отражающая соотношение «ассигнования – производство», будет расти. Как правило, её рост можно обеспечить, если использовать систему ассигнований, в соответствии с которой при распределении ассигнований нужно опираться на ЦКП.

Однако если выделение средств на приобретение предметов первой необходимости организации или отделения отклонено или оставлено без внимания, то банковский администратор Флага (спустя недели или месяцы) может обнаружить, что его статистика (соотношение «ассигнования – производство») рухнула.

Кроме того, очень часто из-за возникающих ситуаций, причины которых на самом деле кроются в перечисленных выше пунктах 1, 2, 3 и 4, страдает репутация комитета финансового планирования и финансового офиса.

Наконец-то в этом инструктивном письме штатным сотрудникам предоставлена линия, по которой они могут направить просьбу о защите или прошение в том случае, если это необходимо, чтобы обеспечить непрерывное производство ценных конечных продуктов своего отделения и своей организации в большом объёме.

Штатный сотрудник не может стать объектом этических действий или действий по правосудию за подачу прошения, если оно было подано в соответствии с процедурой, изложенной в данном инструктивном письме. Однако если штатный сотрудник не подал прошение и за этим последовало сокращение производства в организации, то по отношению к нему будут предприняты этические меры и проведены действия по правосудию.

Пересмотрено при содействии Отдела технических исследований и компиляций ЛРХ