Нижеследующий список представляет собой перечень обстоятельств искусственно создающих работу. Он основывается на многолетнем опыте наблюдения за ним.
Ложный доклад может вызвать много бесполезной работы, временами включающей работу Комитета по Расследованиям, выпуск посланий, проверяющих этот доклад, и т.д.
Неподчинение приказу может привести к чрезвычайно шаткому положению, при котором линии связи забиты посланиями. Если неподчинение повторяется достаточно долго, то одним из последствий станет смещение большого количества целей к настоящему времени, где они будут нагромождаться. Неподчинение может вызвать катастрофические последствия.
В приказы вносятся какие-нибудь добавления или изменения. В результате приказы становятся неоптимальными. Это иногда приводит к пустой трате сил и повторению всей предыдущей работы.
Попытки выяснить, было ли что-нибудь сделано - это дополнительная работа Это включает нехватку или отсутствие среди посланных данных тех, которые должны быть. Этим также вызываются тревога и неопределенность.
На исходящие приказы должны поступать ответы согласно формуле общения Отсутствие ответа на заданный вопрос может утроить работу.
Руководители не информируют своих подчиненных. Последние не имеют понятия о том, что происходит, и приводят работы в состояние конфликта друг с другом. В свою очередь подчиненные не сообщают руководству сведений, которыми располагают.
Не направляется полный пакет информации, достаточной для того, чтобы требовать только согласия или несогласия, по любой сложившейся ситуации, плану критическому положению или по любой записке, что замедляет процедуру одобрения и принятия мер и искусственно создает работу. При этом часто требуется возврат, чтобы завершить работу персонала, либо руководителю, ответственному за это дело, нужно надевать шляпу представившего работу и собирать недостающие данные, используя его собственные время и линии связи. Таким образом, искусственно создается работа.
Линии связи закрываются необоснованными решениями, так что не проходит жизненно важная информация или не отдается приказ о жизненно важном действии.
Подчиненные выпускают и направляют, пересекая линии связи начальника, так много приказов, неизвестных ему, что приказы начальника теряются. Дела идут беспорядочно, очень суетливо и непродуктивно.
Внедрение основных программ или основополагающих приказов и инструкций не контролируется, и в результате они вытесняются. Пересылаются и исполняются только текущие приказы. Это в конечном счете нарастает, как снежный ком, организация гибнет. Первоочередные цели теряются.
Цели не ставятся, главные цели неизвестны. Тогда действия непродуктивны.
Цели, которые ставятся, и над достижением которых работают, не подчинены какой-либо полезной главной цели.
Системой целей начальника пренебрегают из-за конфликтующих целей, которые ставятся на более низких уровнях.
В процессе движения к цели возникают заторы, которых не видят или о которых не докладывают. Цель “зависает”. Может понадобиться взрыв активности, чтобы успеть переделать работу и достигнуть цели.
Сотрудник может “ездить на своем любимом коньке”, издавая и исполняя приказы только в своей любимой сфере, пренебрегая сферами большей важности. Его приказы часто противоречат важным целям и отвлекают от них, искусственно создают работу, приводят к пренебрежению жизненно важными действиями.
Запаздывание задерживает принятие мер (зачастую важных), вызывает тревогу и создает критические ситуации. Новая (искусственно созданная) работа возникает из-за попыток получить ответ на вопрос или добиться исполнения.
Подразделение или отдельные сотрудники не следуют формулам состояний, которые предписаны или диктуются настоящим моментом, а действуют согласно неверным формулам или вообще не следуют никаким.
Назначаются или принимаются неверные состояния, из-за чего объем работы растет, как снежный ком.
Все отсылается к кому-нибудь другому. Это значительно увеличивает объем работы, не прибавляя продукции.
При передаче чего-либо по каналам связи пропускаются важные терминалы, и если в соответствии с переданным таким образом сообщением предпринимаются действия, то это вносит путаницу в области деятельности пропущенных терминалов.
Отделение, отдел, сотрудник или материал используются не для того, для чего они организованы. Это разрушает их нормальные линии.
Если начинают появляться завалы в движении или завалы из тел, то можно полностью застрять, пытаясь справиться с расспросами по поводу этих завалов, не получая ничего реально сделанного.
Терминал выпускает то, что не соответствует его шляпе.
Послания или приказы передаются таким образом, чтобы не передавать информацию гласно и открыто.
Системы связи или процедур не организованы наиболее простым для использования способом. Они либо вообще не организованы, либо слишком сложны, чтобы быть полезными.
Устаревшая оргсхема может искусственно создавать работу. Персонал, у которого нет хорошо подготовленной оргсхемы, не может помогать, а искусственно создает работу. То же самое относится к персоналу, который не знает оргсхемы.
Персонал, не обученный работе на линиях, будет занят главным образом искусственно созданной работой. Он выглядит занятым, однако редко достигает многого.
Несмотря на то, что сотрудник является вопиющим источником искусственно созданной работы, его оставляют на посту.
Решение руководителем проблем, которые ему принесли подчиненные, искусственно создает работу, поскольку источник проблем обычно не использует предложенного руководителем решения.
Проекты буксуют из-за ссылок на “недостатки финансового планирования” или потому, что “хорошо бы иметь ...”
Наибольшая глупость, которую только можно сделать - это не распознать искусственно созданную работу, когда вы ее выполняете. Ваша корзина вскоре переполнится. Оправдания “переработкой” или “большой загруженностью” обычно являются признаками того, что разрешено существование искусственно созданной работы. Ее либо не распознают, либо пытаются оправдать.
(“Правильно ли это?”)
Руководители не могут дать добро на что-либо сделанное ниже своего уровня или на то, что должно быть сделано ниже их уровня, до тех пор, пока их непосредственный подчиненный также не заявил или не утвердил своей подписью, что он дает добро.
Если конкретный человек не может взять на себя ответственность за действия, то ответственности не будет нигде, и все дело разрушится.
Никогда не позволяйте подчиненному спрашивать: “Правильно ли это?”. Всегда добивайтесь, чтобы подчиненный утверждал или подписывался: “Это правильно,” - по поводу любой работы, действия или проекта.
Вопрос “Правильно ли это?” является искусственно созданной работой, и об этом следует написать этическую записку.
Руководитель редко испытывает толчки, если на его линиях нет неподчинения. Его почти никогда не толкают, если он бдителен в отношении искусственно созданной работы. Когда руководителя настигает катастрофа, он должен справиться с ней и СРАЗУ ЖЕ ВЫЯВИТЬ ИСКУССТВЕННО СОЗДАННУЮ РАБОТУ И УСТРАНИТЬ ЕЕ.
Я ежедневно веду журнал по искусственно созданной работе и заношу туда тех, кто перегружает мои линии, иначе грозит катастрофа. После этого я разбираюсь с главными виновниками.
Руководитель должен хорошо знать, что такое искусственно созданная работа, и точно ее распознавать для того, чтобы отклонять ее или справляться с ней.
Катастрофы случаются из-за непредвидения возможных будущих обстоятельств. То, что учтено в планах, не становится катастрофой. Катастрофы ОБЫЧНО СЛЕДУЮТ ЗА ПЕРИОДАМИ БОЛЬШОГО ОБЪЕМА ИСКУССТВЕННО СОЗДАННОЙ РАБОТЫ.
Вышеперечисленное заставляет делать огромное множество движений, вместо того чтобы выполнить всего лишь одно правильное.
Так, команда или организация могут выглядеть очень занятыми, тогда как они просто делают искусственно созданную работу. Они ничего не получают. Реальные цели не достигаются. Настроение ухудшается. Персонал и команда перегружены.
Когда я обнаруживаю искусственно созданную работу на моих линиях, я знаю, что она до меня дошла несмотря на различные заслоны. Если уж я получаю искусственно созданную работу, то ее должно быть в сто раз больше у парня, который не имеет такой административной защиты.
Я регулярно произвожу проверку искусственно созданной работы на моих линиях и рекомендую всем администраторам и руководителям делать то же самое.
Способ справиться с этим явлением состоит в том, чтобы ПЕРЕСМАТРИВАТЬ и КЛАССИФИЦИРОВАТЬ все цели по их типам в соответствии с тремя последними инструктивными письмами.
Находите и отмечайте каждый случай искусственно созданной работы, как указано выше, и тех сотрудников, которые ее выполняли.
Тут же напишите на них ДОКЛАДЫ-УВЕДОМЛЕНИЯ или этические записки.
Сосредоточьтесь на ПОЛНОМ ДОСТИЖЕНИИ правильных целей, поставленных в соответствии с последними инструктивными письмами.
ДОКЛАДЫВАЙТЕ ТОЛЬКО О ВЫПОЛНЕНИИ.
Работайте, чтобы получить ВЫПОЛНЕНИЯ. Тогда работа будет сделана.