ШЛЯПА – термин, используемый для обозначения описаний поста, а также контрольных листов и подборок материалов, в которых указаны цель поста и относящиеся к нему ноу-хау и обязанности. Шляпа представляет собой папки и подборки материалов, ей обучают того, кто занимает пост.
Технология «шляп» была разработана в 1950 году для использования в дианетических организациях в качестве особой технологии. Термин и идея «шляпы» были заимствованы у проводников, машинистов и т.д., каждый из которых носит головной убор своего типа, что является их отличительным признаком. Следовательно, «шляпа» обозначает определённое положение и обязанности в организации.
«Шляпа» – это специальность. Человек, который имеет шляпу, обрабатывает определённые частицы, выполняя с ними различные действия, контролирует эти частицы, получает, изменяет и направляет их.
«Шляпа» обозначает, какой терминал представлен в организации, с чем терминал работает и какие потоки направляет.
У каждой шляпы есть продукт.
Продукт может быть выражен статистикой.
Любая должность и любой пост в мире может иметь собственную шляпу. Причина, по которой в жизни, в организации, в группе, в государстве или во всём мире дела не идут как надо, заключается в отсутствии шляп.
Причина, по которой дела в организации идут как надо, когда это действительно происходит, заключается в наличии шляп.
Корни любых протестов в связи с тем, что дела не идут как надо, можно обнаружить в отсутствии шляп.
Корни любого упадка в организации можно обнаружить сразу – невыполняются действия, относящиеся к одной или нескольким шляпам.
Шляпа должна содержать следующее:
А. Цель поста.
Б. Его относительное положение на оргсхеме.
В. Описание поста (обычно составляется тем, кто занимал данный пост до того, как был на нём сменён, и в этом случае не имеет большей силы, нежели просто совет).
Г. Контрольный лист для изучения всех инструктивных писем, бюллетеней, советов, руководств, книг и для проведения упражнений, относящихся к данному посту (подобно контрольному листу курса).
Д. Полную подборку письменных материалов или плёнок, указанных в контрольном листе, плюс любые руководства по использованию оборудования или книги.
Е. Экземпляр оргсхемы структурного подразделения организации, к которому относится пост.
Ж. Схема потоков, отражающая, какие частицы приходят на пост, какие изменения необходимо производить с этими частицами и куда их потом направлять.
З. Продукт поста.
И. Статистика поста, а также статистики секции, отдела и отделения, в которых находится пост.
Штатный сотрудник имеет также шляпу общего характера. Эта шляпа включает следующее:
а) Описание общей цели организации, того, к чему она стремится, её основных задач, а также продуктов.
б) Описание привилегий или наград, которые имеет штатный сотрудник, таких, как одитинг, обучение посту, доступность обучения вообще, зарплата, отпуска и т.д.
в) Описание взысканий за непроизводительность, за злоупотребление служебным положением или некорректное выполнение контракта на посту.
г) Описание обязанностей штатного сотрудника в отношении связей с общественностью.
д) Описание взаимоотношений между штатными сотрудниками, что включает вежливость, опрятность, отношение к начальникам и подчинённым, офисный этикет и т.д.
е) МЭСТ поста в целом: документы, послания, файлы, оборудование.
ж) Система коммуникации и перевозок организации.
«Градиентная шкала» означает «постепенное увеличение степени чего-либо». Неградиентная шкала имеет место, когда, к примеру, вы предлагаете комуто войти в небоскрёб через окно 32-го этажа.
Следовательно, существует градиентная шкала, относящаяся к процессу организации.
Ключ к этому находится в теории замешательства и стабильного данного, которую вы можете найти в книге «Проблемы работы».
В действительности в процессе организации человеку приходится «справляться» с ситуацией.
Слово «СПРАВЛЯТЬСЯ» (в кавычках) означает «справляться со всем, что бы там ни случилось». Согласно словарю оно значит «успешно вести дела в случае сложных ситуаций». Мы же используем это слово в следующем значении: «справляться со всем, что бы там ни случилось, как придётся, справляться любыми возможными способами».
ЕСЛИ ВЫ ПРОДОЛЖАЕТЕ «СПРАВЛЯТЬСЯ», ТО НЕОБХОДИМОСТЬ В ЭТОМ РАСТЁТ.
Вот вам ключ к решению проблемы «изнурённых руководителей» или штатных сотрудников. Теперь вы понимаете, почему в США президент за один срок пребывания у власти стареет примерно на 20 лет, в чём вы сами можете убедиться, сравнив датированные фотографии президентов. Он занят только тем, что пытается «справляться». Оргсхема его правительства похожа на кучу соломы. У него самого нет шляпы. У его персонала нет шляп. У его министерств нет шляп. Технологии экономики, права, бизнеса, благосостояния, дипломатии, приёмы ведения войны были утрачены или ими пренебрегают (в какой-то мере они всё же существуют).
Этот парень только и делает, что пытается «справляться». И это всё, чем он занят, с тех пор как его пост был создан в XVIII веке конституционным собранием в придачу к конституции. И даже то, о чём говорится в американских учебниках по гражданскому праву, не встретишь в жизни.
Поэтому «сложные ситуации» становятся самым обычным делом, и с ними справляются с помощью особых действий и назначений.
Те, кто должны с ними справляться, не имеют настоящих шляп.
В то время, когда пишутся эти строки, данная проблема до такой степени жёстко встала перед страной, что гражданин не способен испытать блага ни стабильного общества, ни общественного строя. Страна скорее выглядит так, словно в ней идёт гражданская война.
Другими словами, неследование шляпам привело к тому, что теперь приходится только «справляться», и данная ситуация постоянно усугубляется.
Структуру организации, созданную одной политической партией, разрушает партия, приходящая ей на смену, и кто же тогда в состоянии завершить процесс организации в стране за 4 года? (Срок полномочий президента.)
И всё же эта страна как-то держится, и ей как-то удаётся удовлетворять всё
возрастающим требованиям и преодолевать трудности, которых становится всё больше.
Я взял для примера столь грандиозную структуру, чтобы подобное можно было увидеть в подразделении меньших размеров.
Для того чтобы справиться с этой ситуацией, вам сначала нужно захотеть привести всё в порядок, а затем собрать технологию админа, чтобы сделать это. Затем вам нужно начать работать над оргсхемой и шляпами по градиенту.
Шляпа по типу «справляться» состоит из выпускаемых наспех приказов некоторым сотрудникам, имеющим некоторое название поста.
В то же время существует оргсхема, которая вывешена, но которая имеет мало общего с фактически выполняемыми обязанностями и используется сотрудниками, не знающими, что отражено на этой оргсхеме.
Вы начинаете выходить из состояния, в котором вы вынуждены «справляться» (как описано в других сериях), благодаря тому, что создаёте оргсхему, на которой обозначены посты и обязанности, ставите людей на эти посты и добиваетесь того, чтобы они справлялись с различными типами частиц (людьми, почтой), существующими в данной организации.
Следующее действие – составление кратких описаний постов и связанных с ними обязанностей, а затем проведение проверки по этим описаниям.
В действительности, если в организации вы дошли лишь до половины предыдущего абзаца, то руководители будут и далее только пытаться «справляться». У сотрудников организации практически не будет ноу-хау, и вследствие этого любая трудная работа будет стремительно поступать наверх прямо к руководителю, чтобы он решал это в особом порядке. А это и значит «справляться».
Шляпы, если их внедрение находится лишь на данной стадии, всё равно не достаточно хороши: здесь всё ещё нужен гений, чтобы управлять областью.
Следующий шаг в соответствии с градиентной шкалой заключается в том, чтобы включить в шляпу следующее:
С этой целью для ключевых постов составляются контрольные листы и готовятся соответствующие этим контрольным листам подборки материалов.
Оргсхема, естественно, должна теперь стать более реальной, и следует проверить персонал на знание этой оргсхемы.
Затем вы продолжаете создавать шляпы в виде контрольных листов и подборок материалов, пока они не будут у всех сотрудников.
К этому времени должно быть организовано обучение.
Ответственность за наличие у каждого сотрудника шляпы, состоящей из описания поста, контрольного листа и подборки материалов, необходимо возложить на его непосредственного начальника.
Тем временем вы продолжаете «справляться».
Постепенно, шаг за шагом, сотрудники начнут узнавать (благодаря проверкам), в чём заключаются их шляпы.
Новых сотрудников вводят в курс дела уже более качественно.
«Справляться» приходится всё меньше и меньше, и обычно организация действует более слаженно.
То тут, то там всё более ярко даёт о себе знать компетентная работа.
Теперь у нас возникает новая ситуация. В то время как каждый наспех составляет контрольные листы и готовит подборки материалов для сотрудников, мы находим нестандартные контрольные листы. Какой-нибудь посыльный вынужден изучать полный контрольный лист для отделения ОХС с огромным числом страниц. А у секретаря ОХС контрольный лист состоит всего из десятка пунктов.
Поэтому необходимо, чтобы центральные власти занялись стандартизацией контрольных листов для обучения на посты, изысканиями и внесением упущенных данных.
Но это будет не скоро. Уже задолго до этого организация станет слаженно работать и процветать.
Вот в чём заключается градиентная шкала по введению шляп.
То тут, то там в организации вы будете находить такие области, где люди обладают особым знанием и умением и где эти знатоки-умельцы сами по себе так много знают и умеют, что это затмевает тот факт, что они в то же время не имеют полных шляп для своих постов.
Возьмём, к примеру, юриста. Требуется так много времени, чтобы изучить закон в каком-нибудь юридическом институте, что руководитель организации может упустить из виду тот факт, что шляпа для данного поста отсутствует. Человек, занимающий этот пост, остаётся в неведении относительно оргполитики по юридическим вопросам и шляпы сотрудника, И ПОСТ СОВЕРШЕННО ЗАВАЛЕН. Всё это обнаружилось после того, как был проигнорирован целый ряд дел в суде по той причине, что администратор по юридическим вопросам (превосходный юрист) не знал, как составлять заказ на приобретение, а также то, что он мог и должен был его составить. Расследование не обнаружило ни шляпы поста, ни шляпы сотрудника. Была обнаружена лишь учёная степень по юриспруденции.
Подобным образом организации постоянно поступают с одиторами. Одиторы – специалисты по одитингу, в том, что касается технологии. Поэтому, назначая их на посты в НЦХ, ИМ НЕ ДАЮТ ШЛЯП. Накапливается невыполненная работа, совершаются ошибки. Технология перестаёт действовать. Всё потому, что упускается из виду следующее: одиторы тоже являются ЧАСТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ и должны иметь и шляпу сотрудника, и шляпу поста, а также должны быть обучены этим шляпам.
Хуже того, высококлассного одитора ставят зачастую на административный пост, не предоставив ему ни шляпы, ни обучения на этот пост.
Вы же не возьмёте человека, обученного админу, и не пошлёте одитировать без дополнительного обучения. Так зачем же тогда брать одитора и заставлять его заниматься нетехническим отделением?
Если у человека нет описания поста, контрольного листа и подборки материалов ДЛЯ ПОСТА и если он не обучен по ним, он просто не квалифицирован для этого поста – неважно, в какой ещё области деятельности он является специалистом.
Классно иметь эксперта, специально обученного какой-то профессии. Но, будь он юристом, механиком или специалистом по связям с общественностью, он должен иметь шляпу своего поста в организации и быть ей обучен, иначе он будет совершать глупые ошибки! А вы и не подозреваете, откуда берутся глупые ошибки в этой области, «ведь он же Класс VI, не так ли?»
Отдел персонала может сходить с ума, набирая персонал в попытке удовлетворить каждый безумный запрос, и всё же РАСТРАЧИВАТЬ ЕГО СОВЕРШЕННО ВПУСТУЮ из-за отсутствия полных шляп и полного обучения им.
Расследования бегств (случаев дезертирства) из организаций показывают, что за этим стоит следующее: для тех, кто сбежал, шляпы не стали привычным делом.
Люди приходят на работу. Либо она сразу же становится огромной тайной, либо человек занимает позицию «знаю всё» – либо то, либо другое.
И то, и другое, если это продолжается, делает их, в конце концов, обузой для организации.
Люди, которые не знают, что они делают, и люди, которые не знают, но думают, что знают, – и те, и другие являются НЕИСПОЛЬЗУЕМЫМ ПЕРСОНАЛОМ.
Зарплата и процветание остальных начнут снижаться, если данная ситуация не будет исправлена.
При таких обстоятельствах вся организация может стать слабее и даже исчезнуть.
Так что у отдела персонала существует корыстный интерес в том, чтобы шляпы были собраны полностью и сотрудники по ним обучены, поскольку отдел персонала никаким образом не сможет «справиться» с ситуациями типа «нет зарплаты, поэтому никого не нанимаю» и «нет людей, поэтому не произвожу».
Решение – Ш-Л-Я-П-Ы.
А шляпа – это описание поста, контрольный лист и подборка материалов. И обученный по ним штатный сотрудник.
Когда у человека нет шляпы, он не имеет цели и он не чувствует себя ценным.
Когда он не имеет цели и не чувствует свою ценность, он будет совершать не только глупые ошибки – он будет совершать также и преступления.
По-видимому, ударить человека этикой легче, чем составить ему программу, дать полную шляпу, а затем обучить по ней.
Полицейские действия не заменят цель и ценность.
Это настолько фундаментально, что вы даже можете проследить смуту в какой-либо стране до отсутствия цели и ценности. Широкий размах программ по благотворительности гарантирует преступность и восстания, потому что раздаётся милостыня, а не шляпы.
Саентолог, который работает не в организации, а в районе деятельности, всё равно должен иметь шляпу.
Нам достаточно лишь следовать этому во всём мире, и планета будет в наших руках, поскольку в растущем обществе наиболее значимы и желанны цели отдельного человека и то, что сам он ценен.
Если нет настоящих шляп, то вскоре не будет ни денег, которые будут хоть что-нибудь стоить, ни хлеба!
В соответствии с тем, как, похоже, считает тэтан, ЛЮБАЯ ШЛЯПА ЛУЧШЕ, ЧЕМ НИКАКАЯ.
Но как бы то ни было, можно увидеть, что падение любой организации восходит напрямую к отсутствию найма персонала, или к отсутствию оргсхемы, шляп, или к нереальным шляпам, или к отсутствию ошляпливания.
Упадок в организации восходит напрямую к недостатку шляп и недостаточному обучению по ним.
Перегрузка на любом посту восходит напрямую к отсутствию оргсхемы, отсутствию шляп и отсутствию ошляпливания.
Выход – создавать оргсхему и шляпы, в то время как пытаешься «справляться».
Если вы этого не делаете, то ваши усилия «справиться» вас просто завалят. Если вы это делаете, то ваша ноша станет легче, и вы всё больше и больше будете процветать.
Потребовались 13 месяцев упорной работы и двадцатилетний опыт существования организаций, чтобы усвоить, что, если есть продукт, именно отсутствие ШЛЯП является «ПОЧЕМУ» отступлений от идеальной картины и что способ возврата к ней заключается в работе над обеспечением полными ШЛЯПАМИ.