Вероятно, наибольшая путаница, которая может существовать в предмете организационной деятельности, – это то, что "политику" меняют местами с "приказами".
Когда отсутствует ясное понимание определений этих двух понятий, то их могут принимать за одно и то же или даже менять местами.
При отсутствии чёткого понимания этих вещей штатные сотрудники устанавливают свою собственную политику и требуют приказов от высшего руководства, полностью меняясь с ним ролями.
Путаница, создаваемая таким образом, может быть настолько велика, что из-за неё организация становится неуправляемой. Штатные сотрудники больше не в состоянии выполнять свою работу, а руководство не может носить свою шляпу.
Сотрудники в той или иной организации с одержимостью требуют приказов от источника политики, а затем действуют на основе своей собственной политики. Это выворачивает всё наизнанку и может служить постоянной причиной дезорганизации.
Поскольку политика является основой группового согласия, то неизвестная политика или политики, установленная неверным источником, ведёт к разногласиям и разладу.
Если требовать или ожидать приказов от источника политики и принимать политику от не наделённых соответствующими полномочиями источников, то это приводит, конечно же, к тому, что вся организация переворачивается с ног на голову. Нижняя часть оргсхемы становится верхней. А те, кто находятся в верхней части оргсхемы, вынуждены действовать на более низких уровнях (издание приказов), что стаскивает их по оргсхеме вниз.
Но в этом нет ничего странного, ведь мы здесь имеем дело с довольно новыми принципами в сфере организационной деятельности, с принципами, которые не были чётко изложены. Ни для одной из этих двух функций В АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ НЕТ ТОЧНОГО СЛОВА.
В современных словарях имеется множество определений слова ПОЛИТИКА, среди которых только одно отчасти верно: «Какая-либо конкретная линия поведения или способ действия, предназначенные для того, чтобы направлять и определять будущие решения». Это также "осторожная или мудрая" "линия действия" и ещё множество других вещей согласно словарю. О ней даже сказано, что она устанавливается наверху.
Таким образом, это слово имеет так много других значений, что сам язык стал запутанным.
И всё же, несмотря на то что словари туманны, это слово имеет точное значение в этой специализированной сфере управления и организационной деятельности.
ПОЛИТИКА – ЭТО ПРИНЦИП, РАЗРАБОТАННЫЙ И ВЫПУЩЕННЫЙ ВЫСШИМ РУКОВОДСТВОМ ДЛЯ КОНКРЕТНОЙ СФЕРЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, КОТОРЫЙ ПРЕДНАЗНАЧЕН ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ НАПРАВЛЯТЬ СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНОВ И ПРОГРАММ И САНКЦИОНИРОВАТЬ ИЗДАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯМИ РАЗЛИЧНЫХ ПРОЕКТОВ, ЧТО В СВОЮ ОЧЕРЕДЬ ПОЗВОЛЯЕТ ИЗДАВАТЬ И ВВОДИТЬ В ДЕЙСТВИЕ ПРИКАЗЫ, УПРАВЛЯЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ПЕРСОНАЛА ПО ДОСТИЖЕНИЮ ПРОИЗВОДСТВА И ЖИЗНЕСПОСОБНОСТИ.
Следовательно, ПОЛИТИКА – это принцип, в соответствии с которым можно направлять руководство делами.
Для каждой широкой сферы деятельности или области, с которыми организация имеет дело, существует – или должна существовать – политика.
Например: в компании имеется столовая для служащих. Высшая политика в отношении этой столовой может быть следующей: «Предоставлять служащим недорогое хорошее питание, в чистоте и при быстром обслуживании». Исходя из этого, управляющий столовой может составить план и программу того, как он собирается осуществить это. Когда этот план и программа одобрены, они составляют основу для приказов, издаваемых им.
Теперь давайте предположим, что управляющий не знаком c организационной деятельностью, что он не пытался добиться установления какой-либо политики или выяснить, существует ли какая-либо политика, и он придумал свою собственную политику и на её основе составлял планы, программы и издавал приказы. Только политика, которую он придумал, такова: «Делать деньги для компании».
Тут начинается дикая суматоха.
Высшее руководство (самый высокий начальник управляющего столовой) видит, как стенографистки, сидя за своими письменными столами, едят холодные обеды, принесённые из дома. И начинает расследовать это. С какой стати? Стенографистки отвечают: «Мы считаем, что дешевле есть свои обеды». Высшее руководство обнаруживает, что кофе в столовой ужасный и очень дорогой. Засохшие сандвичи стоят целое состояние. Сидеть негде… и т.д. Поэтому высшее руководство издаёт приказы (не политику): «Накормить персонал!» Но ничего не происходит, потому что управляющий столовой не может сделать этого и по-прежнему «делает деньги для компании». Высшее руководство выпускает новые приказы. Управляющий столовой думает, что люди в совете директоров, должно быть, посходили с ума. Как можно делать деньги и при этом ещё кормить весь персонал? А высшее руководство думает, что управляющий столовой – сумасшедший или жулик.
Теперь, если в организации увеличить это в несколько раз, вы получите неприязнь, напряжённость и хаос.
Скажем, высшее руководство выпустило следующую политику: «Открыть и поддерживать работающей столовую, чтобы обеспечить служащих недорогой хорошей едой, в чистоте и при быстром обслуживании». Но нанятый управляющий столовой ничего не знал об организационной работе, он выслушал это и, не поняв, что это была политика, решил, что это "хорошая идея". Что-то идеалистическое, выпущенное, вероятно, для служащих ради СО. «Но я, будучи опытным работником столовой, знаю, чего они на самом деле хотят. Поэтому мы сделаем много денег для компании!»
После этого он основывает все свои приказы на этом принципе. Он закупает паршивую дешёвую еду, снижает качество, повышает цены, снижает затраты тем, что не нанимает на работу сотрудников, и делает деньги. Но компания получает свой доход от довольных клиентов, с которыми работают довольные штатные сотрудники. Поэтому управляющий столовой эффективно снижает реальный доход компании тем, что не заботится, как ему полагается, о боевом духе персонала.
Несомненным фактом является то, что никакое высшее руководство не может предсказать, КАКУЮ политику установят его подчинённые.
Беда здесь в том, что высшее руководство полагается на "здравый смысл" и временами предполагает у других наличие большей, чем есть на самом деле, осведомлённости о положении дел. «Конечно, всякий знает, что ножи для разрезания бумаги, которые мы производим, должны резать бумагу». Но управляющий фабрикой действует на основе политики, состоящей в том, что фабрика должна обеспечивать работой деревню. Вы можете представить себе перебранку, которая поднимается, когда ножи, которые НЕ режут бумагу, не находят сбыта и возникает угроза приостановки производства.
Почти все бури в отношениях между руководством и работниками возникают из этого обстоятельства: незнания политики. В действительности это не является осознанным конфликтом, возникшим из-за различия политик. Это конфликт, возникший между неизвестной основой неизвестной или не установленной политики высшего руководства и установленной политикой, которая установлена на уровне, где отсутствуют полномочия на это.
В увесистых словарях определения слова "приказ" занимают две колонки мелким шрифтом.
Вот простое определение:
ПРИКАЗ – ЭТО УКАЗАНИЕ ИЛИ КОМАНДА, ОТДАННЫЕ УПОЛНОМОЧЕННЫМ ЛИЦОМ ЧЕЛОВЕКУ ИЛИ ГРУППЕ, НА КОТОРЫХ РАСПРОСТРАНЯЮТСЯ ЕГО ПОЛНОМОЧИЯ.
Это подразумевает, что ПРИКАЗЫ идут от начальников к подчинённым.
Те, кто не могут представить организацию, численность персонала которой превышает несколько человек, склонны без разбору относить всех начальников к категории людей, отдающих приказы; всё, что говорит такой начальник – к категории приказов; а всех подчинённых – к категории тех, кто получает приказы.
Так жить проще, ничего не скажешь.
В действительности это превращает всех начальников в управляющих, или в сержантов, а всех подчинённых – в рабочих, или в рядовых. Это очень простое устройство. Оно совершенно не требует напрягать воображение или шевелить мозгами.
К сожалению, подобное устройство подходит лишь для секции металлических изделий в магазине либо для взвода или отделения в армии. В нём не учитываются более изощрённо и сложно устроенные организации. А для того чтобы довести какое-нибудь дело до конца, требуется, к сожалению, гораздо более сложно устроенная организация.
Когда на заводе или в фирме присутствует менталитет армейского отделения, то там очень легко возникают самые разные конфликты.
Немногие из бригадиров на фабрике, сержантов или старших клерков тратят время на то, чтобы пытаться объяснить "рядовым", в чём заключается политика. «Не нам рассуждать почему» – это была предсмертная песнь Лёгкой Бригады
Коммунизм вряд ли создаст хорошее общество, потому что он основан на менталитете армейского отделения. Капитализм пришёл в упадок не потому, что с ним боролись, а потому, что он не смог совладать с менталитетом армейского отделения. Положения политики обеих систем не охватывают собой в достаточной степени нужды этой планеты, для того чтобы стать в полной мере приемлемыми.
Приказ только потому может быть издан, что тот, кто его издаёт, тем или иным образом получил право издавать инструкции и ожидать их исполнения.
Должностное лицо, старший клерк, лидер местного профсоюза, сержант – у каждого из них есть какое-то право, разрешение, санкция от вышестоящего органа власти, уполномочивающие его отдавать приказы тем, кто подотчётен ему.
Так откуда же берутся эти полномочия отдавать приказы?
Глава государства, правительство, совет директоров, городской совет – те органы, которые можно считать высшим руководством в государстве или в фирме, наделяют кого-либо полномочиями отдавать приказы.
И всё же подобные высокопоставленные лица обычно никого не наделяют полномочиями, не указав при этом, какова будет сфера приложения приказов и к чему эти приказы должны относиться.
В этом заключается работа того уровня, где создаётся политика и принимаются решения о назначении на посты.
Всему этому в самом языке даны такие плохие, такие общие определения, что у людей возникают очень странные представления о том, что такое "политика" и "приказы".
Если не указаны точные значения этих понятий, то организационная деятельность превращается в сущий хаос.
В свете вышесказанного, следующее предложение будет звучать очень глупо: «Совет директоров издал приказ о загрузке фургона, и водитель рад был видеть, что соблюдается его политика о торговле между различными регионами страны».
И всё же та или иная группа постоянно будет вести себя по отношению к своему совету директоров следующим образом: «Вы не издали приказы…», «Мы ждали приказов…», «Я знаю, что нам следовало открыть двери, но у нас не было приказа от совета…»
И те же самые члены группы, которые ожидают приказа, утверждённого специальной резолюцией совета директоров, чтобы сесть или встать, тем не менее, будут постоянно устанавливать политику. «Мы пытаемся давать другим выполнять их работу без помех». «Я теперь работаю, чтобы каждый сотрудник моего отдела был счастлив». «Я руковожу этим отделением так, чтобы предотвратить ссоры».
Спросите руководителей секций, отделений, секторов: «На основе какой политики вы действуете?» – и вы быстро получите ответ, который обычно совершенно противоречит всякой политике совета или отклоняется от нее. И вы часто будете слышать от людей жалобы на то, что никто не выпускает приказов для их отделения и поэтому они не знают, что им делать!
Факт состоит в том, что ПОЛИТИКА даёт право издавать приказы, основанные на ней, для того чтобы добиться введения её в действие, добиться её соблюдения и добиться того, чтобы работа была выполнена.
Группа руководителей секций, каждый из которых неистово издаёт политику, ожидая в то же время, что глава фирмы будет отдавать им приказы, – это картина путаницы и надвигающейся катастрофы.
Политика – это руководящий принцип, созданный с расчётом на очень, очень длительный период времени.
Приказ – это рассчитанное на ближайшее будущее указание, данное для того, чтобы обеспечить выполнение политики либо планов или программ, разрабатываемых на основе политики.
«Люди в зале ожидания должны сидеть в удобных креслах» – это политика.
«Сядьте» – это приказ.
Если существует понимание того, что политика даёт людям полномочия для издания приказов, то картина становится намного яснее.
«Прояснение цели поста» – это ещё один способ сказать: «Добейтесь, чтобы политику, создавшую этот пост и обязанности этого поста, знали и понимали».
Пока организация не усвоит это совершенно ясно, в её работе будут присутствовать напряжение и внутренние конфликты.
Когда организация полностью прояснит эти две вещи, то она станет эффективной группой, в которой приятно работать.